Как научиться доводить дела до конца: 5 работающих советов

Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами вырезки, фотографии и т. Сложенный лист формата А2, А3 разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания должны нумероваться в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов например: Для учета документов дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и документов по личному составу 75 лет составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись составляется на листе ах формата А4 по установленной форме приложение 1 , которая содержит следующие сведения:. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии.

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.

Обложка дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3. При изменении наименования организации, структурного подразделения его подчиненности или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки. В заголовках дел, содержащих копии документов приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела п. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома.

При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации структурных подразделений по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника.

Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке. Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу , оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Каждое дело том вносится под самостоятельным порядковым номером. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела. На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью.

Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.

Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи специалистом делопроизводственной службы и заведующим архивом организации. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство.

В архив организации передаются дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям раздел 4 настоящего Порядка. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить.

При обнаружении отсутствия дел составляется справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудником в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Дела сроком хранения до ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год. Плановая документация по делопроизводству в основном касается архивной деятельности, то есть тех ее процессов, которые требуют участия коллег из других структурных подразделений. Первый документ, который следует составить, — план проведения экспертизы ценности документов ЭЦ Пример 1.

При планировании важно учесть, что ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях потребуется определенное время для подготовки документов к экспертизе. По завершении экспертизы ценности документов появится, с одной стороны, массив документов, которые следует уничтожить, с другой — дела, которые нужно принять в архив.

Здесь также не обойтись без плана работы: Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства. Подводить итоги прошедшего года рекомендуется не ранее начала февраля, поскольку до этого работники еще будут передавать в канцелярию запоздавшую документацию и какой-нибудь давно забытый из-за праздников документ еще возвратится от руководителя с подписью.

Итоговая запись составляется одинаково независимо от того, в бумажной или электронной форме велся журнал. Ее цель — зафиксировать, сколько документов было зарегистрировано в журнале за прошедший год. Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений. Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов.

Так, из Варианта 3 сразу видно, что организации нужно обратить внимание на количество возвратов отправлений по причине неправильно указанного адреса. После создания итоговых записей журналы регистрации помещаются на хранение. Бумажные журналы передавать в архив пока рано — многие из них наверняка еще не раз понадобятся в течение ближайших месяцев. Электронные журналы регистрации с итоговой записью рекомендуется защитить паролем от несанкционированных изменений, а также скопировать их на внешний носитель.

Его можно оставить у себя или отдать в архив — в зависимости от внутренних правил организации. После определения количества единиц хранения создается итоговая запись к номенклатуре дел. Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве. Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации — группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения.

Кому и для чего это нужно? Прежде всего — самому секретарю или делопроизводителю. Он должен знать, сколько документов находится в его ведении. Это позволит не только грамотно выстроить потоки документов, но, возможно, повлияет и на кадровую политику организации, что особенно актуально для компаний, где делопроизводство ведет секретарь руководителя. Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках.

начато окончено. Внутренняя опись документов дела № __. № Дата п/п 1 2 3 4 5 6 7 8 9. Заголовок документа. Крайние даты дела «Начато», «Окончено» соответствуют дню, месяцу и году заведения и окончания дела в делопроизводстве и указываются арабскими цифрами – день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, ; Датой «Начато» для приказов, распоряжений, протоколов, писем является дата регистрации (составления) самого раннего документа, включен-ного в дело. Здесь также не обойтись без плана работы: у ответственных за делопроизводство должно быть время для того, чтобы подготовить дела к сдаче, у ответственного за архив – для обработки поступающих документов и помощи коллегам из других отделов (Пример 2). Обратите внимание.  Подводить итоги прошедшего года рекомендуется не ранее начала февраля.

Вопросы нотариата :: Тема: Совместное письмо с Управлением МЮ по КЧР (2/11)

О порядке заполнения графы 1 реестра для регистрации нотариальных действий. В соответствии с абз. Например , , где 2- порядковый номер реестра для регистрации нотариальных действий ; —порядковый номер конкретной доверенности в соответствии с регистрацией в реестре.

Согласно пункта Правил в графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала календарного года.

Таким образом , из Правил следует , что в графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия , например , Вместе с тем , возможно , по усмотрению нотариуса , указывать в графе 1 реестра индивидуальный регистрационный номер нотариального действия то есть , аналогично тому , как указывается на нотариально удостоверенном документе.

Отражение в реестре для регистрации нотариальных действий факта совершения нотариального действия вне помещения нотариальной конторы. О составлении справки о причинах переформирования и переоформления дела. Согласно пункта 92 Правил при добавлении документов в дело , дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Если в дело добавляются не более пяти листов , допускается проставление литерных номеров листов пункт 79 Правил.

Вносятся соответствующие изменения в лист — заверитель , составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела , датируемая и подписываемая нотариусом , которая подшивается в конец дела перед листом заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись. Но данный пункт Правил не предусматривает необходимость составление справки о причинах переформирования и переоформления наследственного дела.

Норма пункта Правил является специальной по отношению к пункту 92 Правил и устанавливает особенности делопроизводства при возобновлении оконченного наследственного дела. Следовательно , при возобновлении наследственного дела справка о причинах его переформирования и переоформления не составляется.

Как следует из пункта 91 Правил в случае добавления документов в дело производится переформирование и переоформление дела. Данный подход применяется также в случаях удостоверения соглашений об изменении и расторжении договора того нотариуса , чей архив находится на ответственном хранении у нотариуса , удостоверившего соглашение об изменении расторжении данного договора. Быстрый переход Главный раздел - Наследство - Доверенности - Завещания - Договор отчуждения - Брачный договор - Договор ренты - Делопроизводство - Иные договоры - Иные нотариальные действия - Общие вопросы.

Работает на Kunena форум. Покупка квартиры в ипотеку. Как взять в ипотеку квартиру быстро. Квартира в ипотеку от застройщика. Снять квартиру длительно без посредников. Быстро снять квартиру без посредников недорого. Снять квартиру посуточно без посредников. Сделать теплый пол своими руками. Как сделать теплый пол электрический своими руками.

Инфракрасный теплый пол своими руками. Ремонт компьютера своими руками. Как взять кредит малому бизнесу без поручителей. Помощь малому бизнесу кредиты. Новые серверы world of warcraft. Все популярные серверы world of warcraft. Играть бесплатно в world of warcraft. Чертежи фрезерного станка по дереву. Если дело подшито переплетено без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела. Изменения состава документов дела изъятие, включение документов, замена их копиями и др.

При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний экспертной комиссии организации. О согласовании описей дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу за — годы.

О согласовании акта от Минска на год. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела тома, части.

Если дело подшито переплетено без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи если она составлялась , оговариваются особенности нумерации наличие литерных и пропущенных номеров листов и др.

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются На обложках дел постоянного хранения указывается:. Пример оформления обложки дела при его оформлении к передаче на хранение в архив.

При оформлении обложки дела на ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен дополнительно архивный шифр дела, который включает в себя:. Архивный шифр делам присваивают в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу. В верхней части обложек дел, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива, наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела.

Полное оформление дел предусматривает, в том числе, и систематизацию документов дела. Правила формирования документов в дела закреплены в гл.

Остановимся на основных из них:. При большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома;. Если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома;. При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний;.

Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним. Скачать больше документов для секретарей.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал. Возврат к списку статей выпуска. Валютное регулирование и ВЭД. Адрес, реквизиты, контактные телефоны. Содержание свежего номера Новости для секретаря Архив Все журналы агентства. На обложке дела указываются: Дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению 7 , которое предусматривает следующие работы 8: Номенклатура дел организации Размер: Форма описи дел по личному составу Размер: Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины Размер:

индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс . если дело было начато в одной организации, а окончено в другой. «Номер дела» «Дело начато» Из коридора доносится дробный стук каблуков, «Дело окончено» IV В гидрогеохимическом отряде Норильской. Ознакомление с материалами уголовного дела начато «24» февраля года в 11 час. 00 мин., окончено «24» февраля г. в 11 час. 40 мин.

Найдено :

Случайные запросы