Описание и регламентация бизнес-процессов

Без поддержки руководства может возникнуть круг проблем, и риск проекта увеличится. Руководитель проекта может иметь непростые отношения с функциональными руководителями и сотрудниками компании в силу специфики проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов. Без поддержки от руководства, бизнес может просто игнорировать, препятствовать или отвлекать ресурсы на другие инициативы во время проекта.

Описание бизнес-процессов Некоторые управленцы задают следующий вопрос: Может быть, в каких-то случаях опыт и помогает, но в большинстве случаев к решению проблем это не приводит.

Как известно, при ремонте автомобиля в автосервисе сначала проводится диагностика, при лечении пациента в больнице сначала проводится его обследование — при решении проблем в компаниях должна быть аналогичная ситуация. И одним из наиболее эффективных инструментов анализа проблемной ситуации, на наш взгляд, является описание бизнес-процессов или проведение анализа уже описанных бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов является одним из наиболее трудоемких этапов проекта и требует не только больших затрат времени, но и глубокого и вдумчивого подхода к анализу процессов. Процессы можно описывать, используя различные инструменты: Главное то, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов. В этом случае немаловажной является квалификация руководителя проекта и внешних аналитиков, которые должны иметь достаточный уровень образования в сфере экономики предприятия и менеджмента и достаточный опыт реализации подобных проектов.

Наш опыт и опыт специалистов по процессному управлению говорит о том, что описание тотально всех процессов предприятия на нижнем уровне детализации то есть доведенное до первичных документов является некорректно поставленной задачей.

Ни одна группа сколь угодно увлеченных такой задачей специалистов не довела ее до конечного результата. Глубину описания, на наш взгляд, необходимо варьировать в зависимости от поставленных задач проекта и специфики конкретного процесса. Так, в результате работы над проектами по описанию и регламентации бизнес-процессов нами проводилось описание основных бизнес-процессов до уровней, приведенных в таблице 1.

Уровни описания основных бизнес-процессов Процесс Число уровней декомпозиции Производство 5—7 Сбыт 4 Маркетинг 3 Снабжение 4 Логистика 4 Разработка продукта 3 Наиболее трудоемкими для описания являются производственные процессы — число уровней описания в машиностроительной компании достигало семи. Однако, для каждой конкретной компании должно быть определено свое число уровней описания производственных процессов, которое бы позволило без проблем анализировать процесс и составить регламентирующую документацию.

В таблице 2 приводится число уровней, до которых проводилось описание обеспечивающих процессов. Описание до приведенных в таблицах 1—2 уровней позволило разграничить ответственность, устранить дублирование функций, составить регламенты процессов верхнего уровня, должностные инструкции средней степени детализации, положения о подразделениях и определить число необходимых регламентов процессов нижнего уровня.

Уже на этом этапе была проведена оптимизация деятельности компаний за счет объединения повторяющихся действий в единых центрах и исключения дублирования.

Оптимизация бизнес-процессов После того, как процессы описаны, можно увидеть направления по которым они могут быть улучшены. Даже если вы выполняете проект силами компании, для выполнения анализа описанных процессов и выработки направлений оптимизации не лишним будет привлечение внешних экспертов, так как они имеют свежий взгляд на проблему и независимы в своих оценках. Направления улучшения можно определить: Посредством визуального просмотра готовых схем процессов для исключения дублирования функций и различного рода неэффективностей; Посредством стоимостного анализа операций описанных процессов; Посредством анализа времени выполнения каждой из операций описанного процесса; Посредством функционально-стоимостного анализа анализ по центрам затрат ; Посредством анализа путей перемещения материальных финансовых и информационных потоков между операциями процессов; Посредством анализа соответствия ресурсов, задействованных в процессе, их использованию.

Необходимо отметить, что улучшение по всем выработанным направлениям зачастую сразу осуществить невозможно. Большая часть направлений оптимизации и улучшений может быть осуществлена лишь только за счет реализации долгосрочных программ. Поэтому там, где невозможно сразу улучшить процесс, необходимо разработать программу по улучшению и оптимизации с указанием конкретных исполнителей и сроков выполнения. Разработка регламентов бизнес-процессов Реализация проектов по описанию и регламентации бизнес-процессов позволила выделить следующие области регламентации деятельности компаний см.

Последовательность регламентации системы управления процессами Регламентация процессов верхнего уровня представляет собой разработку регламентов процессов верхнего уровня.

Данные регламенты включают в себя структуру процесса, распределение ответственности, показатели эффективности KPI , технологию процесса, ресурсы процесса, границы поцесса.

Эти регламенты являются руководящими документами для топ-менеджеров и владельцев процессов. Регламентация процессов на нижнем уровне. В данном случае разрабатываются пошаговые регламенты процессов нижнего уровня с указанием конкретных действий и времени их выполнения работниками. Эти регламенты являются руководящими документами как для рядовых исполнителей, так и для менеджмента компании. Регламентация системы управления процессами. Регламенты системы управления процессами — ключевые документы системы процессного управления.

В данных регламентах необходимо установить механизм обратной связи, так как отсева неудачных решений можно добиться только в том случае, когда будет построен механизм обратной связи.

И задача заключается не только в том, чтобы прописать регламенты, а еще и в том, чтобы построить правильный механизм развития этих регламентов, эволюции на основании обратной связи, которая будет получена в результате оценки эффективности всей системы процессов. Поэтому оценка эффективности деятельности того или иного регламента очень важна. Данный вид регламентации мы выделили отдельно, хотя данный процесс входит в сеть процессов компании и в принципе также состоит из регламентов верхнего и нижнего уровня.

Добиться работы механизма обратной связи можно, построив эффективную систему контроля исполнения регламентов. Жесткий контроль исполнения регламентов вынуждает работников самостоятельно инициировать изменения в регламенты, которые должны сделать их более актуальными и рациональными. Естественно, каждое изменение в регламент должно анализироваться владельцем процесса и подразделением, отвечающим за работу системы управления процессами.

Регламентация деятельности работников и подразделений. В данном случае разрабатывается документация, связывающая функциональное и процессное управление. Такими документами в основном являются положения о подразделениях и должностные инструкции. Для примера приведен алгоритм формирования должностной инструкции заведующего фермой для сельскохозяйственной компании см.

Алгоритм формирования должностной инструкции Как видно из рис. Внедрение информационных систем для управления бизнес-процессами Существующая в последнее время мода на автоматизацию бизнес-процессов лишь оголила и усилила проблемы управления и необходимость системного подхода к их решению.

Многие крупные компании пытаются решить все сложности, вытекающие из неэффективного управления, с помощью фирм—автоматизаторов и программистов. В результате огромных затрат на автоматизацию неструктурированного хаоса получается автоматизированный хаос, что еще хуже.

Поэтому, для эффективной автоматизации бизнес-процессов необходимо создать правильное пространство для взаимодействия между IТ и управленцами, где люди должны говорить на одном языке и должна быть выработана общая система понятий.

Как известно, в основе информационной управленческой технологии лежат различные концепции. Напомним некоторые наиболее известные концептуальные управленческие направления, характерные для IT-систем, а именно: Дзюбой 1 , который приводит недостатки ERP-систем. Централизованность структур данных, которая является основой построения ERP-системы, помимо очевидных преимуществ порождает и следующие недостатки: Первопричиной этого является их конструктивная централизованность, порождающая универсальные и жестко интегрированные решения; большие затраты на этапе внедрения системы и еще большие затраты при ее сопровождении.

В качестве реальной альтернативы ERP-системам С. Дзюба предлагает рассматривать построение корпоративных информационных систем на базе процессных решений.

В рамках таких решений автоматизации подвергаются отдельные процессы или группы тесно связанных процессов. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Приказ об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. Начальнику канцелярии Паршиной В. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

Автор задачи — работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Контроль — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Ответственный исполнитель — работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату.

Срок исполнения — календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора далее — Секретари готовят скан-копию документа с резолюцией.

В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания.

Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки.

Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи.

О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю. Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Требования к оформлению документов. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Карьерная лестница, профессиональное и личностное развитие.

Регламентация бизнес-процессов широко распространена за рубежом. В последнее время она все чаще применяется и в российской практике. В основном это касается компаний, переходящих на процессное управление. А также организаций, активно внедряющих различные информационные системы для обработки электронных документов. Такие организации крайне заинтересованы в эффективном управлении. Регламент бизнес-процесса. «ПитерСофт: Управление процессами» - внедрите процессное управление на своем предприятии! Регламент бизнес-процесса - нормативно-методический документ, описывающий последовательность операций бизнес-процесса и порядок взаимодействия исполнителей этих операций. Регламентация бизнес-процессов позволяет получить четкие, управляемые процессы, для которых указаны: Графическая диаграмма бизнес-процесса. Однако, чем больше по объему регламент бизнес-процесса, тем меньше шансов, что его прочтут, и еще меньше, что станут исполнять. Именно поэтому лучше сразу разрабатывать предельно короткий и «сухой» регламент объемом не более 5 листов текста без учета приложений. На вычитку и согласование регламента уйдет не мало времени управленцев, и поэтому чем «суше» будет текст документа, тем меньше времени уйдет на его вычитку.

Регламент бизнес процессов

Образец "Руководство по качеству". Здесь приведены лишь выборочные виды отчетов, которые способны генерировать системы бизнес-моделирования. Система bb workspace предназначена для реализации внутреннего и межведомственного делопроизводства, электронного архива, системы управленческого бюджетирования, системы контроля рабочего времени, системы исполнения поручений, системы согласования по документам, с уведомлениями по e-mail и SMS.

Это позволит руководителям подразделений, не работающим в финансовой программе видеть движение финансовых потоков, в том числе видеть куда и через кого уходят или приходят деньги…. Для покупки Business Studio с бесплатным описанием бизнес-процессов верхнего уровня отправьте запрос на e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов.

У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. В заголовке письма укажите слово "Яндекс-Директ". Система бизнес-моделирования Business Studio может применяться как при реализации стратегического управления в компании , так и при решении многих задач при оперативном управлении. Таким образом, Бизнес Студио обеспечивает поддержку полного цикла создания эффективной системы управления компанией.

Как определить необходимое число лицензий Business Studio. Готовые решения Business Studio. Первые три шага, чтобы начать работать с системой бизнес-моделирования Бизнес-инженер или Business Studio. Правда, предварительно управленцам часто топам необходимо подготовить почву и разъяснить, почему необходимо создать регламенты, чем грозит их отсутствие для компании и сотрудников и чем поможет их наличие 3. Я сторонник не пошагового прописания, а по отдельным блокам исключения составляют технические регламенты , тогда у исполнителей есть небольшая степень свободы и нет необходимости согласовывать каждое слово и запятую особенно при корректировке регламентов.

По поводу замены бизнес-процессов и их корректировки, что чаще всего пугает противников регламентации. Во-первых, я твердо убеждена, что регламентация должна быть. Особенно в стыковочных областях: Иначе каждый этап очень индивидуализирован и при замене ключевого сотрудника хозяина бизнес-процесса трудно сохранить качество.

Так вот, если мы говорим о бизнес-процессах верхнего уровня, то есть управляющих стратегический менеджмент , то тут, конечно, пересмотр возможен только с привлечением всех хозяев и участников на сессиях стратегического планирования, совещаниях топов и т.

В результате происходит каскадирование измененного процесса на другие уровни с задачами изменить и доработать при необходимости разработать соответствующие регламенты. Если мы говорим об операционном уровне бизнес-процессов маркетинг, продажи, снабжение, производство , то тут изменение и корректировка инициируются хозяевами сотрудниками или подразделениями, ответственными за данный процесс в случае, когда происходит изменение рынка или условий, при которых он был эффективен раньше.

При необходимости часто она есть изменения вносятся согласованно с другими участниками процесса смежными подразделениями, поставщиками и т.

Иногда тут также требуется время на привыкание, адаптацию и перестройку взаимодействия. Но независимо от отрасли, мы всегда принимаем запрос клиента. Третий пункт — это ответ на вопрос — а что нужно сделать, чтобы запрос клиента обработать? Для выше перечисленных примеров сделать нужно разное:. Как видите, деятельность внутри процесса совершенно разная, но идея у неё одна и та же- собрать достаточно информации, сформулировать сроки, стоимость и получить ответ клиента.

Частный вопрос — что взять за одну задачу? Выехать на объект и сделать исследование? Здесь есть несколько важных моментов, которые помогут вам ответить на заданный вопрос:.

Во-первых, чем больше у вас организация, тем сильнее такая раздроблённость задач. Возможно, у вас есть департамент по заказу транспорта? Во-вторых, в данный момент вы, очевидно, как-то выезжаете на объекты. Кто в реальности, а не на бумаге. Именно эту реальность и занесите в будущий регламент. Таким образом, в третьем пункте определитесь, ЧТО нужно сделать, чтобы от входа процесса прийти к его выходу.

Ничего суперсекретного — продумайте, в какой последовательности необходимо выполнять задачи бизнес-процесса. Уже с этого шага можно начинать рисовать схему бизнес-процесса. За каждой задачей должен быть закреплён ответственный.

При этом ответственным может быть не только конкретный человек или должность, но и роль или даже информационная система. Так же на этом шаге нужно найти такую роль или человека, который отвечает за весь процесс целиком.

Из этой статьи вы узнаете, как написать регламент бизнес-процесса. Часто в организациях, которые начинают расти или трансформироваться. 4 мая г. - Из статьи вы узнаете: что такое регламент бизнес-процесса; как выглядит жизненный цикл регламента;аковы структура и содержание. Образец должностной инструкции · Образец регламента бизнес-процесса верхнего уровня · Образец регламента бизнес-процесса нижнего уровня.

Найдено :

Случайные запросы