Автоматизация малого бизнеса: формы, программы, инструменты

Не брезговал самыми различными видами деятельности от торговли до сельского хозяйства и сетевого маркетинга. Но везде доходил до определенного уровня и …мои проекты обращались в ноль. Я едва не примирился с мыслью, что предпринимательство — это не мое, и даже едва не устроился спасателем в аэропорт.

И вот когда, надо было уже выходить на смену, ко мне поступило приглашение от бывшего партнера вновь поработать вместе. Рискнул и все стало получаться. Я не умирал на новой работе, более того, физически ходил на работу всего три раза в неделю, но бизнес товарища и мой доход успешно стали расти. Нашлись инвесторы, появились новые заказчики. Я также реанимировал ряд собственных проектов, и они стали приносить небольшой доход. Причина проста — мы научились управлять бизнес-процессами.

Помогли в этом ни CRM-системы, упрощающие работу с клиентами и персоналом, ни бизнес-тренинги и десятки книг и видео по бизнесу, а понимание того, что мы делаем и как управлять ресурсами и людьми.

Эффективный бизнес-процесс Эффективный бизнес-процесс в малом бизнес — это по сути своей грамотное расходование средств, четкая постановка задач персоналу неважно в штате или фрилансеры и контроль. Техническая и теоретическая часть построения бизнес-процессов не представляет труда — в помощь компьютерные программы, а также десятки курсов, сотни видео, книг и бизнес-тренингов.

Самой тяжелой оказалось понимание принципов работы с людьми. Основная трудность работы с персоналом заключается в том, чтобы добиться от каждого сотрудника раскрытия его потенциала в достижении поставленных задач. Если ты понимаешь, какой человек необходим для решения проблемы, и как добиться от него выполнения поставленных целей, то ты обязательно найдешь этого человека и будешь им эффективно управлять. В любых условиях, в любом регионе. Примерно за месяц мы с помощью компьютерных программ формализовали поэтапно бизнес-процессы и смогли правильно распорядиться человеческим потенциалом.

И в этом нам помогла Системно-векторная психология Юрия Бурлана. Системно-векторная психология Юрия Бурлана основывается на том, что потенциал человека определяется наличием заданного при рождении вектора, своеобразного психотипа.

То, какими векторами обладает человек, какова их степень развитости и определяются способности и возможности сотрудника. Зная, кто на что способен, имея формализованную систему постановки задач и контроля, вы запускаете бизнесс-процесс и работаете с прогнозируемым результатом.

Кожные люди - опора в бизнесе Примером может быть один из ключевых бизнес-процессов в малом бизнесе — организация продаж. Суть автоматизации малого бизнеса в снижении числа необходимых операций. Любая компания в процессе работы генерирует огромные объемы информации, которые необходимо обрабатывать, хранить и анализировать. Используя способы и интрументы автоматизации малого бизнеса, можно снизить вероятность возникновения ошибок в рабочем процессе, а также сделать труд более производительным в разрезе каждого отдельно взятого человека.

Первое, на что влияет внедрение новых методологий, — длительность и сложность обработки официальной документации. Человеческий фактор, провоцирующий при такой работе многочисленные ошибки, минимизируется. Автоматизация малого бизнеса позволяет сделать компанию более рентабельной, современной, успешной.

Многие современные эксперты сходятся во мнении, что такие мероприятия по улучшению качества работы компании незаменимы, и должны реализовываться в обязательном порядке. Автоматизация малого бизнеса в интересах как владельца компании, так и работников, чьи задачи будут упрощены. В настоящее время есть определённые сложности, сопряженные с рассматриваемым вопросом. В частности рабочий процесс предполагает учитывать особенности исключительно объемного потока данных.

Даже относительно небольшая компания в процессе работы генерирует много информации, а центр автоматизации малого бизнеса должен обрабатывать все эти сведения, не делая исключений. Иначе теряется основная идея применения программных решений. Рынок переполнен многочисленным проектами, позволяющими при внедрении их в компании оптимизировать рабочий процесс.

Например, в Новосибирске автоматизация малого бизнеса представлена несколькими конкурирующими предприятиями, которые предлагают продукты для бухгалтерии.

Потому что каждый соперник заинтересован в создании лучшего, чем у других, продукта, но даже такая насыщенность рынка не дает универсального ответа на все вопросы. Преимущественно программы автоматизации малого бизнеса довольно узкоспециализированные, и для полного оформления всех процессов внутри компании необходимо применять сразу несколько продуктов.

А это неудобно и низкоэффективно. Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия предполагает решение многочисленных задач. Актуальность их меняется в зависимости от области работы организации, особенностей наиболее современных рыночных процессов. В частности, в настоящее время на первое место выходят проблемы документооборота. Необходимо отладить систему документирования взаимоотношений как с клиентами, так и с партнерами. На первый взгляд кажется, что это довольно простая задача, но в реальности она связана с двумя крупными сложностями: Разные современные предприятия предлагают заинтересованным клиентам разные варианты решения этой проблемы.

Как видно из отзывов сотрудников, центры автоматизации малого бизнеса в Новосибирске их услуги довольно востребованы в настоящее время , к примеру, продвигают пусть и хорошие возможности, но нельзя сказать, что это самые передовые предложения рынка.

В общем случае считается, что наиболее продвинутые программы представлены разработчиками из столичного региона, но и тут все не так очевидно. В большинстве современных организаций, ставящих перед собой задачу внедрения форм автоматизации бухгалтерского учета в малом бизнесе, такие меры обусловлены отрицательными факторами, провоцирующими потери внутри организации. Это жизненные обстоятельства, в том числе необходимость поддерживать данные актуальными, что нередко сложно, если пользоваться устаревшими инструментами ведения дел.

Также эффективная автоматизация помогает решить проблему внутренних преступлений и потерь, несовпадения информации. Используя программные комплексы, можно упростить формирование отчетности, необходимой для корректного функционирования организации в современных реалиях. Не менее часто системы автоматизации малого бизнеса торговля промышленными товарами и другие области специализации внедряются под воздействием внешних факторов.

Рынок активно развивается, что приводит к увеличению объемов сделок, нарастанию количества рабочих процессов, скорости, с которой нужно их проводить. Конкуренция на рынке вынуждает сокращать издержки.

В такой сложной ситуации допущение ошибок становится непозволительной роскошью. Предотвратить их помогут программы автоматизации малого бизнеса, если научить персонал ими правильно пользоваться. Не так давно участники рыночных отношений в нашей стране могли рассчитывать на довольно легкое продвижение к успеху. Но в настоящее время соперничество во всех отраслях настолько существенное, что делать шаги вперед крайне сложно. При приросте соперничества рентабельность многих организаций существенно уменьшается.

Многие проводят параллели с концом девяностых годов, когда кризисная эпоха вынудила массово применять программы для упрощения, улучшения рабочего процесса.

Тогда же были заложены основы многих центров автоматизации малого бизнеса. Новосибирск, Москва, Санкт-Петербург — города, где и по сей день представляют свои продукты фирмы, чьи руководители именно в то сложное время поняли всю перспективность этой области. В настоящее время автоматизация необходима любой современной компании, заинтересованной в оптимизации рабочего процесса. Наиболее актуальными являются вопросы улучшения решения задач по управлению организациями.

Предприниматели, прибегая к возможностям реальной автоматизации малого бизнеса, рассчитывают тем самым повысить эффективность рабочего процесса компании или хотя бы сохранить текущие уровни. Чтобы компания уверенно шла к успеху, ее должен возглавлять умелый руководитель, способный сориентироваться даже в сложной ситуации.

С одной стороны, сделать это, не имея в своем распоряжении точной учетной системы, довольно сложно, но одновременно с этим нужно понимать, что реальная автоматизация малого бизнеса не решит все проблемы. Программа не будет сама задавать курс развития компании.

Внедрение такой системы позволяет наладить связь между отделами организации, сделать качественным, официальным процесс обмена данными, что и приводит к росту спроса на такие продукты. В то же время многое зависит и от профессионализма руководителя и принятых на работу сотрудников. Как бы ни была хороша учетная система, она выступает лишь в качестве вспомогательного инструмента. Применение на практике эффективной автоматизированной учетной системы помогает сделать работу компании более прозрачной, что упрощает выживание на рынке и предупреждает злоупотребления полномочиями.

Многие фирмы начинают как компания друзей, вместе идущих к успеху. Но взаимодействие с деньгами вносит свои коррективы в ситуацию, и необходимо вводить систему регулирования менеджмента, чтобы управленческие задачи решались результативно, без привязки к личностям и симпатиям. Организация должна строиться на принципах, которые можно прогнозировать. Для внедрения и поддержки таковых на помощь приходят инструменты автоматизации рабочего процесса.

Некоторые предприятия подходят к вопросу автоматизации с другой стороны. Так как современные рыночные реалии наглядно показывают, что рано или поздно вводить в рабочий процесс систему учета документации, операций все равно придется, они еще до открытия направляют заказ в специализированную компанию для разработки системы автоматизации.

Когда фирма начинает непосредственно рабочую деятельность, она уже имеет четко структурированную систему действий буквально на все случаи жизни. А документы будут храниться в программе, отсортированные по дате и другим значимым реквизитам.

Также система может автоматизировать бухгалтерские операции. Такой предусмотрительный подход хорошо зарекомендовал себя. Но только в случае, когда еще до начала работ руководители новой компании могут четко сформулировать, как будет вестись деятельность, что требуется от системы автоматизации. Без корректно составленного технического задания даже самые продвинутые программисты с большим опытом создания автоматизированных систем вряд ли смогут предложить продукт, который будет полезен в работе организации.

Постановка задачи, особенно когда речь идет о предпринимательской деятельности, всегда сопровождается формулированием конечной цели, которую реально достичь в текущих условиях.

Суть автоматизации малого бизнеса в снижении числа необходимых операций. Любая компания в процессе работы генерирует огромные объемы информации, которые необходимо обрабатывать, хранить и анализировать. Используя способы и интрументы автоматизации малого бизнеса, можно снизить вероятность возникновения ошибок в рабочем процессе, а также сделать труд более производительным в разрезе каждого отдельно взятого человека. Первое, на что влияет внедрение новых методологий, – длительность и сложность обработки официальной документации. Человеческий фактор, провоцирующий при такой работе многочисленные. Процессы в малом бизнесе обычно неглубокие, короткие, неструктурированные, непредсказуемые и трудно формализуемые. Работают они обычно с помощью старого доброго email, документов, бесед и встреч. Возможное решение. Менять способ ведения бизнеса малым предприятиям так же важно, как и большим. Но системы BPM нужно внедрять существенно иным путем, отталкиваясь от преимуществ малого бизнеса. Во-первых, маркетинговая стратегия малого бизнеса обычно нишевая, сильна фокусировка на клиентов и близость к рынку. В отличие от крупных компаний сотрудники, принимающие управленческие решения, досконально зн. Поэтому укрупнение бизнеса невозможно без четкой их организации, и для малого предприятия важно понимать, как выстроены его процессы. Это основа обеспечения роста малого бизнеса в будущем. Как известно, любое предприятие – это функционирующая система из клиентов, поставщиков, партнеров и дистрибьютеров, активов, сотрудников И бизнес-процессы определяют взаимодействие между этими элементами. Не будем подробно останавливаться на описании процессов, вы можете прочитать о них в учебниках по менеджменту. Определим кратко, какие основные процессы можно встретить на каждом малом предприятии.

Бизнес-процессы: описание, отладка и внедрение

Более того, очень часто один сотрудник обслуживает сразу несколько ключевых бизнес-процессов. Самый вопиющий пример, который невольно вспоминается мне по теме — это собственник двух очень небольших фирм такси и фирмы междугородних пассажирских перевозок , с которым меня однажды столкнула профессиональная нелегкая.

Ужас заключался в том, что этот собственник делал сам буквально Все — и дизайн визиток, и их раздачу на улице, и прием клиентских звонков, и их подвозку, и сайт, и рекламные материалы… То есть он обслуживал и рекламные процессы, и работу с клиентами, и процесс технической поддержки… Человек-оркестр просто.

Понятно, что брать пример с этого примера пардон за тавтологию не нужно. Даже если бизнес малый, это не значит, что в нем должен быть один сотрудник, он же собственник этакий кукловод, который пытается сам себя за веревочки дергать , если, конечно мы не говорим про фриланс. Сотрудников должно быть ровно столько, чтобы их количество и качество обеспечивало максимальный коэффициент рентабельности и роста.

В общем — чтобы это отвечало требованиям здравого смысла, в наличии которого у своих читателей вас лично я нисколько не сомневаюсь. Так вот, к чему я веду… Прорисовывать структуру бизнес процессов в малом бизнесе слишком трудозатратно и, в общем-то, незачем. Но есть другой способ заставить их работать слаженно и предсказуемо. Описать и формализовать НЕ сами бизнес процессы, а работу сотрудников, которые их обслуживают.

Акцентирую ваше внимание, что такой способ адекватно применим только в малом и среднем бизнесе где на каждый из ключевых бизнес процессов приходится не более 2 сотрудников. В противном случае, все это сведется к разработке инструкций что, конечно, лучше чем ничего , но не к формализации и прогнозируемости бизнес процессов что нужно нам в идеале. Чтобы понизить количество энтропии в бизнесе во время кризиса, мы будем приводить в божеский вид ключевые бизнес процессы на предприятии.

И делать это будем с помощью описания и формализации работы сотрудников, которые обслуживают эти самые процессы. Ну а теперь, я поэтапно буду во всем этом вас убеждать, рассказывая…. Выделите один наиболее важный, ключевой бизнес-процесс, который нуждается в оптимизации. Запишите буквально все, что он делает — во сколько приходит на работу, из какого ящика стола достает распечатанный список потенциальных клиентов, как этот список выглядит, в какое время он начинает обзвон, что говорит каждому из клиентов, как отрабатывает каждое из возражений… На выходе должен получиться довольно большой документ размером с маленькую книгу — этакая карта действий, которая не предполагает белых пятен.

Желательно, чтобы в этом процессе принимал участие непосредственно тот человек, который будет по этой инструкции работать. Приведите инструкцию в божеский вид с учетом новых, желательных данных и внедрите в тестовом формате. В тестовом — означается, что она не должна сразу же стать нерушимой догмой.

Если вы отдадите тестирование на откуп сотрудникам — будьте уверены, они постараются вас убедить, что раньше было лучше. Теперь внесите в имеющийся документ правки, необходимость которых выяснили если выяснили на предыдущем, тестовом пункте. После этого снова проведите тестирование. Повторять нужно до тех пор, пока получившийся результат вас ни устроит. Когда конечный документ будет готов, определитесь с поощрениями и наказаниями за соответствие и несоответствие инструкциям, соответственно и подпишите его в двухстороннем порядке.

То есть вы лично и тот сотрудник, который будет по этой инструкции работать. А здесь-то, как раз, и начинается самое веселое. Теперь вам предстоит отвоевать свое право на правоту. Если вы абсолютно уверены, что до этого все делали правильно и в своих требованиях отталкивались исключительно от требований объективной реальности — гните свою линию до победного.

А тех, кто регулярно и что страшнее осознанно вносит в процессы хаос — увольняйте. Если у вас все получилось, и вы выстояли на всех 7ми этапах — поздравляю.

Теперь вам предстоит проделать тоже самое с каждым бизнес процессом в своем малом или среднем? Во-вторых, SMB может преодолеть "отчуждение" сотрудников, внедряя процессный подход через обычное рабочее ПО. Скорее, нужно удобное и гибкое ПО, позволяющее быстро фиксировать процессы через отслеживание обычной работы, оценивать результаты, тут же вносить изменения, смотреть, как изменились результаты, и т.

Важно, чтобы ПО позволяло делать описанные циклы внедрения очень короткими, а внедрения проводить самостоятельно, без привлечения сторонних консультантов. Кандидатом номер один является, конечно, CRM-система, желательно, облачная. С точки зрения процессного подхода две ключевые возможности CRM — это встроенная поддержка управления процессами и интеграция с коммуникациями, которая ускоряет процессы, делает их более эффективными и повышает частоту успешного завершения.

Процесс естественным образом вплетается в обычную деятельность пользователя. Например, продавцу поступает звонок клиента. На экране автоматически появляется карточка клиента с информацией, помогающей провести разговор: И автоматически по звонку стартует процесс экземпляр шаблона продажи с последующими напоминаниями о необходимости совершить повторный звонок простым кликом , отправить ТКП и т.

Очень важны для реализации такой стратегии встроенные в ПО средства аналитики. Из всего сказанного ясно, что без легких и гибких облачных решений развитие рынка BPM будет медленным. Именно облака связаны с кардинальным снижением ресурсоемкости, инвестиционных рисков и больших сроков реализации проектов. Кроме того, самообслуживание через простой web-интерфейс снимает излишнюю жесткость процессных рамок, процедуру очень легко менять и настраивать, подстраиваясь под изменяющиеся бизнес-условия.

Другим экспериментальным подтверждением сказанного служит исследование Aberdeen Group [1]. Оказывается, что предприятия, использующие SaaS BPM, в 2 раза чаще по сравнению с не SaaS BPM имеют возможность отслеживать статусы процессов в реальном времени, в 2,8 раза чаще интегрируют данные из внешних источников, в 1,5 раза чаще тиражируют лучшие процессные практики. Вместе с тем мобильный доступ к BPM повышает эффективность системы, так как удаленные и мобильные сотрудники не выпадают из рабочего процесса, могут выполнять работу в любом месте и в любое время, быстрее получают уведомления.

По данным исследования Aberdeen Group [3] , организации с мобильным доступом к BPM в 2—4 раза чаще остальных имеют возможность оповещать сотрудника о старте процесса с его участием, видеть статус процессов в реальном времени, оповещать об отклонениях процессов от регламентного течения. Это еще один фактор, сильно влияющий на эффективность BPM. Основной смысл встраивания коммуникаций в бизнес-процессы — устранение связанных с человеческим фактором задержек и прерываний бизнес-процессов.

Это меняет правила игры. Коммуникации перестают быть изолированными и структурируются вокруг бизнес-процессов. В результате взаимодействие сотрудников происходит быстрее и эффективнее, снижаются коммуникационные барьеры, ускоряется принятие решений. Самые перспективные инструменты для поддержки коммуникационной части бизнес-процессов — это облачные АТС, Центр обработки вызовов и CRM.

Уведомлять о новых сообщениях в этой теме да нет Текст сообщения: Растущая конкуренция настойчиво требует повышения эффективности работы предприятий. Бизнес-процессы для малого бизнеса и развитие IТ-рынка. Причины пробуксовки На практике, однако, внедрение управления процессами буксует очень часто, проекты могут длиться месяцами и годами и нередко кончаются ничем.

Возможное решение Менять способ ведения бизнеса малым предприятиям так же важно, как и большим. Облака Из всего сказанного ясно, что без легких и гибких облачных решений развитие рынка BPM будет медленным. Мобильность Это второй важнейший драйвер IТ-рынка. Но слабый драйвер рынка BPM. Приложения со встроенными коммуникациями Это еще один фактор, сильно влияющий на эффективность BPM.

Актуальные бизнес-процессы для малого бизнеса Алексей Чурин Чтобы с помощью автоматизации решать проблемы, обнаруженные на предприятии. 9 дек. г. - Четвертый материал из цикла "Бизнес кризис", которые рассказывает о том, как отстроить бизнес процессы малого бизнеса. Список Топ основных бизнес-процессов компании на сайте имитационного Так каковы пять основных процессов для малого бизнеса? Продажи и.

Найдено :

Случайные запросы