Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов - Управление организацией

Главное, руководствоваться здравым смыслом, чтобы из-за большого количества участников не произошла перегрузка процесса. Можно сказать, что оптимизация бизнес-процессов во многом зависит от грамотного определения входов-выходов.

Например, для ведения бухгалтерского учета необходимы первичные документы. Следовательно, документ — это основание для входа процесс формирования проводки. Нередко, в крупных компаниях бухгалтерский учет запаздывает, так как документы проходят довольно длительный путь.

Проследим маршрут товарной накладной: На первый взгляд, все этапы одинаково важны и все эти службы должны владеть информацией о поступлении ТМЦ товарно-материальных ценностей. Если проведена оптимизация логистических бизнес-процессов, то оригинал накладной может пройти более короткий путь: Остальные заинтересованные службы могут обойтись его копией, так как для них важна информация, а не сам документ.

Таким образом, появляется возможность повысить качество выполнения процесса, сократив его цикл. Проводя анализ входов-выходов процесса, можно выявить кардинально противоположную картину: А этого быть не должно.

Оптимизация бизнес-процессов логистики предусматривает распределение обязанностей между всеми участниками процесса, что, в свою очередь, поможет избежать разрывов. Фактически, речь идет о потребителе результата процесса, которых может быть несколько, но отсутствовать они не могут. Таким образом, если выход ни на кого не направлен, значит, этот процесс никому не нужен и подлежит исключению из бизнес-цепочки. Перейдем к обеспечению выполнения производственных процессов.

Главная задача этапа — честно ответить на следующие вопросы:. Обратите внимание, что ресурсами не всегда являются деньги, израсходованные на оплату работы сотрудников и материальное обеспечение. Главный ресурс — это время, которое восполнить просто невозможно.

Когда проводится оптимизация бизнес-процессов и решается вопрос о стоимости процесса, стоит сравнить несколько сценариев, смоделировав их. Так вы точно определите самый оптимальный вариант: Результаты такого анализа можно использовать, принимая следующие решения:. Не имеет значения, кому принадлежит изобретение самого конвейера Генри Форду или Эли Уитни , но важно уметь использовать принципы конвейера на практике.

Главная ошибка, которую допускают компании, - это выполнение одним сотрудником сложного процесса от начала до конца. Например, если высококвалифицированный юрист будет проверять в проектах договоров не только условия их заключения, уточняя реквизиты и полномочия сторон, то качество его работы обязательно снизится.

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов компании предусматривает, что элементарные и часто повторяющиеся операции должны выполнять менее квалифицированные специалисты. Грамотный подход к распределению обязанностей и полномочий способствует повышению скорости прохождения процессов, снижению трудозатрат при сохранении качества работы.

Вы уже составили целевую модель бизнес-процессов, значит, пришло время переходить к ее реализации. Все изменения необходимо внести во внутреннюю документацию: Таким образом, оптимизация бизнес-процессов не является чем-то непосильным.

Главное, чтобы к изменениям была готова сама компания. Случается, что нежелание принять нововведения вызвано рядом опасений сотрудников: Избежать подобных проблем поможет своевременное проведение ряда мероприятий, направленных на привлечение сотрудников к подготовке изменений.

Продвижение услуг в Интернете. Рассмотрим, как может проходить оптимизация бизнес-процессов в интернет-магазине, взяв в качестве примера процесс обработки заказа. На рисунке показана схема обработки заказа, если интернет-магазин пользуется складом, курьерской доставкой и оплатой при доставке. Если будут изменены варианты оплаты, доставки и работы с поставщиками, то схема может стать сложнее.

Консультант магазина или оператор колл-центра, руководствуясь скриптами и знаниями ассортимента, должен в телефонном режиме подтвердить поступление заказа. Рассмотрим, как может выглядеть оптимизация бизнес-процесса, составив его алгоритм на основе данной схемы:.

Цели должны быть измеримые и достижимые в течение конкретного промежутка времени при использовании определенных средств. Установим показатели, которые нуждаются в улучшении. Наблюдение за процессом предоставит возможность получения объективных данных о нем. В это время вы общаетесь с исполнителями, выявляете существующие проблемы, определяете время, которое требуется для выполнения заданий, являющихся составляющими бизнес-процесса.

Процесс обработки заказа подразумевает следующие шаги: Наблюдая за процессом, вы обнаруживаете, что необходимость постоянно проверять и уточнять, есть ли товар в наличии, раздражает оператора. Показателем эффективности процесса являются время и деньги, потраченные на его выполнение. Если сверка со складом вызывает раздражение, значит, процесс идет не совсем правильно. Действительно, довольно хлопотно каждый раз связываться с кладовщиком или самому бежать на склад, чтобы убедиться, что интересующий товар еще не продан.

Вернемся к предыдущему примеру. После того как выявлены лишние места, необходимо разобраться в выборе средств, с помощью которых будет проведена оптимизация бизнес-процессов. Например, для синхронизации информации со склада на сайте необходимо провести интеграцию сайта с программой 1С после оформления заказа количество заказа уменьшится на один, а при поступлении нового товара или возврате, количество увеличится.

Вся информация будет моментально отражаться на сайте. Естественно, что оператору не надо будет ни с кем созваниваться или бежать на склад. За это время он обработает еще новых заказа. К примеру, интернет-магазины, созданные на платформе beseller, могут подключить интеграцию с 1С: Таким образом, на сайте будет происходить автоматическое обновление всех данных о товаре.

Теперь предстоит новое наблюдение, чтобы определить, отразилась ли оптимизация бизнес-процессов на показателях, стали ли они лучше. Например, оператора уже ничто не раздражает, ему не приходится делать бессмысленных манипуляций и телодвижений, и вся его энергия уходит на осуществление дополнительных продаж. Вы это обязательно заметите по прибыли, которую стал приносить ваш интернет-магазин. Аналогичным образом можно отработать практически все значимые процессы, направленные на обеспечение работоспособности и дальнейшее развитие интернет-магазина: Это, пожалуй, самая часто повторяющаяся ошибка.

Её совершают в момент, когда на каком-то участке работы происходит нарушение или срыв договоренностей. В этом случае, причина принятия решения заключена в эмоциях, не имея под собой никаких аргументов, которые можно получить только после проведения тщательного анализа.

Следовательно, реальная причина вряд ли выявлена и устранена, а значит и ситуация может повториться. Вина в элементарной некомпетентности в вопросах технологий. Множество современных технологических решений поддаются логическому объяснению, главное, своевременно их выявить и внедрить. Но нередко услуги по оптимизации бизнес-процессов компании оказывают люди, которые путают эти понятия. Следовательно, избежать повторения ошибок не удается. Эта ошибка может возникнуть в результате некомпетентности в процессной деятельности.

Руководствуясь стандартами ИСО, можно сделать вывод, что эту ошибку допускают почти все, так как имеют довольно приблизительное понимание процессов деятельности. Процесс — это комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы и выходы. Однако каждому виду деятельности присущи свои инструменты управления. Для процессов — это технологии регламентации, описания и оптимизации. Причем технология оптимизации очень важна для процесса, но абсолютно не подходит для проекта или задач.

Как правило, эффективность проекта по оптимизации нулевая, так как её применение было просто неуместным. Этот факт негативно отражается на проработке деталей, из-за чего вся оптимизация бизнес-процессов теряет в качестве. Обычно высшее руководство мыслит очень масштабно, что может перерасти в настоящую перестройку.

Поэтому оптимизацией должны заниматься специалисты. Работая над бизнес-процессами, многие совершают одну и ту же ошибку: Если вы будете смотреть на то, что и так хорошо функционирует и дает соответствующий результат, то можно не заметить некоторые мелкие или не совсем мелкие детали, которые мешают получению прибыли.

Например, если оптимизация бизнес-процессов направлена на маркетинговые каналы, а на остальное вы не обращаете внимания, то можете пропустить ошибки, связанные с доставкой товара, что отразится на прибыли. Поэтому работы лучше проводить в комплексе и в строго установленной последовательности, не старайтесь охватить все сразу и ничего не игнорируйте.

Практический опыт показывает, что только исполнители видят ситуацию целиком. Руководители обычно видят систему сверху, поэтому они не могут заметить всех нюансов.

Только там, где царит взаимопонимание и стремление к совместной деятельности, возникнет желание что-то менять и улучшать. Причем, это касается и исполнителей, и руководителей. В настоящее время, чтобы бизнес успешно развивался, необходимо его активное продвижение , в том числе посредством интернета и собственного сайта.

Если у вас уже есть свой интернет-ресурс, но крутым назвать его нельзя, то советуем провести аудит сайта. Оптимизация бизнес-процессов на раз-два-три: А вот менеджера процесса часто просто не удается выявить, если же он найден, нередко возникает проблема с наличием у него рычагов воздействия на исполнителей процесса.

С одной стороны, Генеральному Директору удобно быть владельцем процесса: С другой — сбои часто происходят из-за того, что в процесс надо оперативно внести изменения например, поставщик изменил требования к оформлению заявок , разработать предложения, оценить эффективность, а Генеральный Директор занят. Нужно организовать семинар для менеджеров. Если этого не сделать, рано или поздно возникнут конфликты, которые будут длиться вплоть до завершения проекта.

Причина в том, что описание процессов обеспечивает прозрачность деятельности каждого подразделения. А из этого вытекает много негативных для сотрудников последствий. Кроме того, сотрудники начинают опасаться за свою карьеру, поскольку перестают быть незаменимыми. Если специалист все рассказал, его можно уволить, заменив молодым заместителем.

Или выясняется, что в разных отделах занимаются одним и тем же, не зная друг о друге. Поэтому необходимо специально стимулировать людей к сотрудничеству с консультантами, причем на всех этапах проекта. Важно показывать промежуточные результаты, выслушивать сотрудников, проводить семинары, разъяснять, убеждать…. Если вы привлекли консультантов, на этом этапе им необходимо познакомиться с менеджерами, собрать документы, регламенты, положения компании, инструкции, изучить сложившуюся практику.

Все пункты должностных инструкций они должны свести в единый файл и описать существующие процессы. Например, если функцией сотрудника является поддержание достаточного количества запасов на складе, нужно превратить это в процесс. Запасы на складе кто-то должен потреблять. Создаются стыки должностных процессов. Однако сложившаяся практика всегда отличается от должностных инструкций, поэтому необходимо непосредственное изучение работы сотрудников на местах.

Консультанты приходят на рабочее место и спрашивают сотрудника о его деятельности. Он может прийти на следующий день и задать уточняющие вопросы. В ходе этого диалога постоянно переписываются и детализируются бизнес-процессы. Если процесс ни с чем не соединен, значит, работа на этом участке бесполезна для компании. Если описать происходящие процессы не удается например, из-за их изменчивости , то и оптимизировать нечего. В подобной ситуации можно начать выстраивать процессы заново.

Устраняя проблемы по одному критерию, мы с высокой вероятностью ухудшаем процесс по-другому. Об этом мало знать — надо уметь выявлять такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делать обоснованный выбор. Сотрудникам не нравятся совершенные с точки зрения организации процессы. Настоящая оптимизация процессов усиливает эксплуатацию исполнителей, поэтому люди неизбежно начинают сопротивляться изменениям.

Также важно уделять внимание таким, казалось бы, мелочам, как способы передачи информации и носители информации. Именно эти элементы могут стать объектами для оптимизации. Большинство существующих организаций не проектировались изначально как best practice [i] , а сложились исторически.

Процессы наслаивались один на другой, кто-то предлагал ввести новые функции и т. В таких сложившихся организациях есть творческие люди, которые видят недостатки и связанные с ними потери, но мирятся с ними, так как не имеют возможности ничего улучшить.

Они понимают, что бумага идет два раза по кругу и визируется лишние три раза, и могли бы сказать об этом где-нибудь на оперативном совещании. Но от них отмахнутся, потому что иначе придется что-то менять. Людям, которые видят, как лучше сделать, проект оптимизации дает возможность внести свои предложения — не только рассказать, как есть, но и объяснить, как должно быть.

Бухгалтерии или склады есть у миллиона компаний во всем мире десятки лет. Когда российский бизнесмен начинает создавать бизнес, он обычно сам придумывает, как организовать склад, то есть изобретает велосипед. И даже достигает каких-то успехов. Но для того, чтобы работа была оптимальной, эту поделку нужно выбросить и взять образцы, отработанные другими. Имеются библиотеки, содержащие модели описания стандартных бизнес-процессов. Есть стандартные решения, где указано, например, сколько человек должно быть в бухгалтерии.

Мир не стоит на месте. Компании ищут, развиваются и улучшают свои процессы. Мы начали реорганизацию три года назад, с приходом в компанию новых людей. Когда между ними установилось взаимопонимание, возникла необходимость упорядочить взаимоотношения, более четко разделить зоны ответственности, определить полномочия каждого подразделения и каждого сотрудника, разработать регламенты. Но регламенты — это не застывшая догма. Каждый год мы проводим своеобразный внутренний аудит бизнес-процессов, проверяем, отвечают ли они стратегическим задачам компании на нынешнем этапе.

Например, недавно мы занимались оптимизацией процедуры урегулирования убытков. Оказалось, что при согласовании документов требовалось избыточное количество подписей ответственных лиц.

Это удлиняло процедуру и создавало неудобства для клиентов. В результате резко сократилось время урегулирования убытков по Москве, а клиентам теперь нет необходимости приезжать к нам более одного раза. Наши собственные выгоды — значительно более эффективная работа персонала, уменьшение числа начальников.

По схожей схеме было укрупнено и наше подразделение продаж. Главное — правильно и четко поставить задачу: Само описание бизнес-процессов вряд ли подскажет, что нужно улучшить за исключением разве что очевидной путаницы или дублирования функций. Например, если у вас отсутствуют доходы, то описывать бизнес-процессы бухгалтерии бесполезно.

В этой проблеме виноват скорее отдел сбыта. Опишите и реорганизуйте его деятельность — улучшится и работа бухгалтерии. Таким образом, описание бизнес-процессов — это ступенька в более масштабном проекте по улучшению управляемости компании.

Несоразмерность задач и усилий. Некоторые начинают описывать процессы, стоящие вне главной цели компании например, как начальник взаимодействует с секретаршей, пытаясь дозвониться до своего заместителя. Очевидно, что подобный процесс описывать не следует, это промах и по масштабам, и по предметным областям.

Неправильный выбор средств описания. Описывать процессы можно при помощи программных средств. В зависимости от мощности они стоят от долл. США до тысяч. Маленькой компании покупать мощную программу нецелесообразно — это все равно, что экскаватором вскапывать дачный участок. Выбор программного продукта зависит от возможностей организации в том числе финансовых и задач, которые нужно решить посредством оптимизации бизнес-процессов.

Практика показывает, что даже в крупных организациях для решения задач такого рода достаточно относительно простых средств. Но еще раз отметим, что программный продукт играет лишь вспомогательную роль.

Определяет успех правильная организация проекта оптимизации бизнес-процессов. Мы решили заниматься оптимизацией бизнес-процессов, потому что компания стала больше, увеличилась численность персонала. Кроме того, мы начали открывать новые предприятия. Руководителям, чтобы освободить время для стратегической работы, необходимо передавать текущее управление деятельностью на уровень линейных менеджеров и контролировать не весь процесс, а только отклонения от существующих правил регламентов.

Первый шаг — описание бизнес-процессов — занял шесть месяцев. В проекте непосредственно участвовали все высшие руководители предприятий холдинга и руководители отделов. Сначала мы провели семинар с участием консультантов, изучили методику. Затем организовали внутреннюю сессию по подготовке регламентов своими силами. Регламент позволяет досконально описать, кто и что делает.

Мы заметили, что, как правило, в улучшении нуждались процессы, требующие взаимодействия нескольких отделов. Особенно это важно при работе с клиентом, когда на этапе выполнения заявки заказ передается из отдела в отдел. Сейчас мы закрепили за клиентом одного менеджера, который ведет его по всей цепочке выполнения заявки или подряда. Как только в бизнес-процессе происходят изменения, мы меняем регламент. Для этого не реже одного раза в квартал проводим экспертизу актуальности регламентов.

Отвечают за это конкретные сотрудники руководители отделов, подразделений. Когда компания бурно развивается, рано или поздно ее руководитель сталкивается с необходимостью заниматься оптимизацией бизнес-процессов системно и постоянно. В своей компании мы приняли решение, что именно так и будет. Руководителем проекта назначили директора по персоналу. Мы поставили следующие цели по оптимизации бизнес-процессов: Для эффективного управления проектом был сформирован управляющий комитет из семи человек.

В состав комитета вошли директор по маркетингу, помощник Генерального Директора, руководитель отдела информационных технологий и руководитель отдела создания коллекций. В задачи управляющего комитета входила подготовка технического задания, формулирование требований к проекту, заключение договора с консультантами и обеспечение благоприятных условий для их работы, утверждение графика и разработка показателей эффективности проекта.

Комитет собирался не реже одного раза в неделю. Кроме того, была создана рабочая группа, в которую включили 10 топ-менеджеров компании. Были образованы мини-группы по каждому из процессов, они обсуждали перспективные изменения два-три раза в неделю.

Оптимизация бизнес-процессов. В современной практике управления широко используется процессный подход. В данной статье представлены практический опыт автора по исследованию и оптимизации бизнес-процессов. Существует несколько видов событий, каждое из которых способно послужить причиной для запуска программы совершенствования (улучшения) бизнес-процессов.  Эти показатели помогут найти критерии для измерения наиболее важных для достижения успеха контрольных точек процесса. Выявление "узких мест" (потерь). Оптимизация процесса. Узкие места процесса - операции и связи, снижающие эффективность процесса, увеличивая его трудоемкость и стоимость. Что значит оптимизация бизнес-процессов в компании. Когда её необходимо проводить. Простые методы оптимизации. Подходы и примеры оптимизации бизнес-процессов интернет-магазина. Пошаговое руководство оптимизации. Типичные ошибки в ходе этого процесса. Ценные советы по оптимизации бизнес-процессов в организации. Что значит оптимизация бизнес-процессов в компании. Оптимизацией бизнес-процессов компании называется работа над усовершенствованием действий, осуществляемых в определенной последовательности. Задача оптимизации - найти самый благоприятный путь для достижения целей компании. Какие бизнес-процессы оптимизировать в первую очередь. На каких уровнях проводится оптимизация бизнес-процессов предприятия. Какие методы применяются для оптимизации бизнес-процессов.  гистограмма; контрольный лист; диаграмма Исикавы; расслоение (стратификация).

Оптимизация бизнес-процессов

Подобная работа является одним из результатов оптимизации бизнес-процессов - кропотливой работы по постоянному улучшению деятельности компании. Отличием оптимизации от реинжиниринга в данном случае является скорость получения результата, объем работ и суть изменений. Если не вдаваться в подробности, при оптимизации одно правило быстро доводится до исполнителя и корректируется "на ходу".

Когда осуществляется реинжиниринг, долго и тщательно разрабатывается определенная система правил, которая затем проверяется, а после реализуется, и часто при ее реализации разрабатываются и внедряются различные формы автоматизации. У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять бизнес-процессы, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании. Оптимизация или улучшение бизнес-процессов нужна в совершенно других ситуациях, - когда поводов для серьезного беспокойства нет, но в деятельности компании существуют небольшие досадные накладки и недостатки: Например, глобальная оптимизация процессов или частичный реинжиниринг.

В последние годы мы в своей работе все чаще сталкиваемся с ситуацией глобальной оптимизации плавно перетекающей в реинжиниринговые решения. Обычно работой по оптимизации занимаются высшие руководители, привлекая к проработке решений своих подчиненных с особо аналитическими мозгами. Причем занимаются в фоновом режиме, используя такие инструменты как интуицию, здравый смысл и, естественно, свой богатый управленческий опыт.

При таком подходе говорить о целенаправленном улучшении бизнес-процессов сложно. Это скорее творческий процесс со своими взлетами и падениями, свершениями и неудачами. Увы, с практически не передаваемым опытом. Что бы его получить - нужно найти "гуру" авторитета и начать с ним работать, а в статье можно только приводить примеры и потихоньку на них учиться, например, в таком стиле: Потом выясняется, что почти такую же конструкцию он разместил в другой компании.

Стали формулировать правила выявления недобросовестных клиентов на ранних стадиях переговоров, и вот что получилось: Далее пример конкретного решения и т. Наша статья описывает оптимизацию процессов не как высокое искусство "haute couture", а как технологию, поэтому таких примеров в ней не будет. В последние годы увеличилось число специалистов именно по вопросам оптимизации деятельности: Они получили специальное образование и имеют большой опыт решения задач оптимизации, а также владеют технологиями оптимизации.

Технология в отличие от искусства - это последовательность действий, которая приводит к гарантированному получению результата и может быть передана другому человеку за короткий промежуток времени.

Понятно, что технология не поможет создать шедевр мирового уровня как "Черный квадрат" Малевича , но на окрашенной с соблюдением соответствующей технологии в черную краску классной доске действительно можно будет писать мелом, так чтобы написанное могли прочитать и ученики на задней парте, а не только учитель. Но руководителям необходимо понимать, как работают эти специалисты, чтобы правильно ставить задачи и принимать результаты.

В данной статье мы хотим ознакомить вас с базовыми технологиями по оптимизации бизнес-процессов. Технологий гораздо больше, чем может быть описано в статье, да и понятны многие из них только специалистам. Начнем описание базовых технологий с принципов, без соблюдения которых оптимизация превращается в рассуждения на уровне здравого смысла: У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить бизнес-процессы.

Оптимизировать хаос может только Бог. Человеку же надо сначала "увидеть" ход протекания процессов, то есть зафиксировать их в виде моделей "как есть". Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время например, из-за их высокой изменчивости , то и оптимизировать будет нечего в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы.

При оптимизации "рыбу чистят с хвоста". Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. А если лично вам ближе подход от общего к частному, то вам нужен реинжиниринг, то есть комплексное, системное, "до основания: Решения по оптимизации - неоднозначны. Другими словами, велика вероятность того, что устраняя неоптимальность по одному критерию, мы ухудшаем процесс по другому.

Причем недостаточно просто знать об этом, надо еще и уметь выявлять такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делать обоснованный выбор. Сотрудники не любят оптимальные процессы. Неизбежным следствием настоящей оптимизации процессов является усиление эксплуатации исполнителей, поэтому неизбежно явное и неявное, часто даже неосознаваемое людьми сопротивление. Описания должны быть четкими, однозначными и затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников.

Объем моделей может быть разным: Безусловно, чем больше процессов описано в модели, тем лучше и шире можно оценить их оптимальность. Оценивая ее, надо проверять, к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.

Улучшение средств труда заключается, конечно, не в разработке экспертных систем осуществляемой в процессе реинжиниринга , а в усовершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры. Например, когда полномочия устанавливать правила предоставления скидок делегируются менеджеру по продажам, можно вставить в электронную форму бланка-заказа поля, при заполнении которых расчет скидки будет производиться автоматически при этом может использоваться обычный Microsoft Excel.

Итак, главное условие успешности технологичной оптимизации - наличие модели или схемы процесса. Рассмотрим требования к схематическому представлению процессов. Вообще-то их очень много, существуют даже общепризнанные в кругу специалистов нотации, или языки описания.

Сейчас остановимся на основных требованиях. Для начала рассмотрим схему процесса, приведенную на рис. Что мы можем понять из такой схемы, не получив дополнительных комментариев и не зная, какова специфика выполнения работ? Нам ясно только то , что некто каким-то образом узнает о начале работ и создает проект договора.

Он же отдает проект кому-то на согласование. При согласовании некий отдельный сотрудник или их группа неизвестным способом проверяет проект договора. Затем кто-то относит его кому-то на утверждение. Причем не ясно, кто переделывает договор в случае, если при согласовании и утверждении возникают замечания. Непонятно, какие аспекты договора проверяются, не ясно, зачем создается договор, почему и как:. Вам не кажется, что неопределенность чересчур велика, а вопросов слишком много?

Прежде чем привести пример адекватной схемы, давайте уточним, на какие вопросы мы не находим ответа. Успешность оптимизации во многом зависит от точности и глубины понимания текущей ситуации. Для этого необходимо собрать и структурировать оптимум информации о деятельности компании. Для того чтобы собрать именно оптимум информации, то есть не мало, но и не слишком много, надо иметь представление об уровнях анализа деятельности. Для оптимизации упрощенно можно выделить пять основных уровней анализа.

Любая операция когда-то была действием. Причем выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться на уровень профессионала, а не начинающего работника. У процедуры должен быть результат, который в зависимости от процесса может быть документом, вещью или недокументированной информацией устное сообщение, электронное письмо, факс: Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, отгрузка товара на склад и т.

Ведь, с одной стороны, не зная о том, какие операции, действия совершают сотрудники, и в какой последовательности выполняются процедуры, сложно судить о деятельности всего бизнес-направления и необходимых точках оптимизации. Но, с другой стороны, описание процесса на уровне операций, требует слишком больших затрат времени и труда.

Поэтому в соответствии со вторым принципом оптимизации "рыбу чистят с хвоста" описание деятельности компании начинается с описания бизнес-процессов базового уровня, то есть описывается деятельность каждого исполнителя, приводящая к получению результата, значимого для организации. Только отдельные сложные процедуры бизнес-процесса детализируются до уровня действий.

Детализация же до уровня операций целесообразна исключительно в случае написания технического задания для автоматизации бизнес-процесса. Существует множество методик описания бизнес-процессов и программных продуктов, поддерживающих эти методики. Выбор методики и программного средства зависит от многих факторов. Например, от масштаба оптимизации, размера компании, бюджета проекта по оптимизации и т.

Независимо от того, какая используется методика описания, модель процесса должна отвечать на следующие основные вопросы:. Кроме того, при описании бизнес-процесса важно уделять внимание таким, казалось бы, мелочам как способы передачи информации и носители информации например, информация, переданная устно, в лучшем случае может быть "испорченным телефоном", а в худшем - потеряться. Именно они могут стать одним из объектов оптимизации. Давайте вернемся к рис.

Представленная на нем схема на самом деле описывает процесс заключения договора на предоставление телекоммуникационных услуг. Суть первого этапа данного процесса заключается в том, что менеджер по продажам телекоммуникационной компании, в обязанности которого входит работа с клиентами, анализирует полученную от клиента информацию о его потребностях и предлагает ему наиболее выгодное решение.

Проще говоря, у клиента есть потребность в получении высокоскоростного канала связи, менеджер по продажам должен понять эту потребность, оценить пропускную способность требуемого канала, найти наиболее выгодный для клиента тарифный план, сделать клиенту предложение и, в случае его согласия, внести все условия в договор.

Далее происходит стандартная для большинства компании схема согласования. Договор согласуется с непосредственным руководителем, который проверяет или не проверяет правомерность установленных условий, цен, тарифных планов и т. Руководитель подписывает договор независимо от того, проверил он его или нет, фактически подтверждая тем самым свою ответственность за то, что данный контракт принесет компании прибыль.

Если контракт окажется убыточным, руководитель сделает вывод о том, что все-таки нужно было проверить договор. Способы проверки - это тема отдельной беседы, беседы о системе контроля или, как модно говорить, системе контроллинга. Затем договор попадает к юристу, который проверяет его правомочность. Он определяет, не противоречит ли договор законодательству, не нарушены ли интересы компании, сможет ли компания выиграть дело в суде, если оно будет возбуждено. Юрист также подтверждает своей подписью то, что он проверил договор, а значит, несет ответственность за правомочность данного договора.

После этого финансовый менеджер проверяет, правильно ли с точки зрения финансовой схемы компании был заключен договор. Он выясняет, соответствуют ли цена, скидки, условия платежа утвержденным нормам, или клиент получил привилегированные условия. Если условия совершения сделки отличаются от общепринятых, он требует объяснить, почему.

И в итоге опять подпись, которая опять же подтверждает ответственность. Конечно, на каждом из этих этапов договор может и не быть согласован. В этом случае менеджер должен провести его доработку, после чего цикл повторяется. Самое интересное начинается после того, как клиент получает данный договор, для согласования которого потребовалось приложить столько усилий, и выясняется, что "его не правильно поняли": Это значит, ошибка произошла на самом первом этапе процесса, во время приема устной информации.

В нашей практике был один забавный случай. Генеральный директор управляющей компании получил проект договора согласованный всеми замами, но без названия компании, от имени которой он заключается. Как вы думаете, отражает ли описанный нами процесс схема, приведенная на рис.

Скажем так, с трудом: Как в романе "Двенадцать стульев": Кто скажет, что это девочка, пусть первый бросит в меня камень! По такой схеме при наличии знаний и опыта участия в процессе уже можно проводить оценку оптимальности. Как вы думаете, каким образом можно улучшить приведенный выше бизнес-процесс? Для этого нужно понять, кого и чем он не устраивает. То есть если он всех устраивает - то зачем его менять: А вот если не устраивает - то есть два пути: В первом случае директор смотрит на схему, думает и говорит: В результате процесс не улучшается, подача замечаний в письменном виде только растягивает и без того длительный процесс согласования, а также отнимает время у всех исполнителей процедур.

Раньше специалисты могли быстро устно сформулировать свои замечания, а теперь им приходится письменно выражать свои мысли, что для них мучительно сложно. Форма не задана, образцов нет, навыков, как правило, тоже из тех исполнителей, которые перечислены на рис. Суть процесса и алгоритм принятия решений остались прежними. Кроме того, допустим, что замечания согласующим лицом подаются за два дня.

После их устранения Менеджер направляет проект договора на повторное согласование согласующему лицу. Согласующее лицо опять-таки в течение двух дней либо согласует, либо дает новые замечания. Если компания использует технологичный путь устранения недостатков бизнес-процесса БП , сначала последовательно выявляются все значимые недостатки по заданному набору параметров, потом их сравнивают с критериями оптимальности и в завершении готовят решения по их устранению. Оптимальность процесса оценивается по следующим параметрам:.

Кратко остановимся на проведении оценки по некоторым из этих параметров, используя в качестве примера оптимизацию бизнес-процесса заключения договора на предоставление телекоммуникационных услуг. Оценка качества конечного результата процесса проводится через рекламации к нему. Рекламациями являются и официальные жалобы клиентов, и их аргументы в спорах, и неудовлетворенность руководства компании , и устные жалобы исполнителей.

В рассматриваемом примере клиентов не устраивало два аспекта: Заключают договор на высокоскоростное подключение, а в ходе исполнения выясняется, что кабельная линия не обеспечивает требуемого трафика.

Сравнительный анализ методологий моделирования бизнес-процессов, выбор программного средства на примере УУПП "Автоконтакт" ВОС; принцип автоматизации управления. Реинжиниринг - комплексное преобразование политики управления предприятием. Главная цель бизнес-реинжиниринга, ориентация не на функции, а на процессы.

Свойства реинжиниринга в методах построения бизнеса, эффективность применения на предприятии. Введение в процессно—ориентированное управление. Анализ деятельности компании, особенностей привлечения новых клиентов и увеличения объемов продаж. Описание стандарта моделирования бизнес-процессов. Разработка контекстной диаграммы коммерческого отдела. Принципы, методы диагностики и современные подходы к управлению бизнес-процессами в организации на основе реинжиниринга и инжиниринга. Комплекс мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов в КК "Аллюр" в целях предотвращения кризисных явлений.

Кадровая служба в системе управления, принципы формирования и критерии оценки практической эффективности соответствующей системы.

Построение бизнес-процессов по стандарту IDEF0, их описание, структура после внедрения проектируемой информационной системы. Проектирование совокупности взаимосвязанных бизнес-процессов предприятия как трудоемкий процесс по их моделированию. Модели прямого и обратного реинжиниринга в рамках стандарта моделирования бизнес-процессов IDEF0 на примере компании Destiny Development. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.

Рекомендуем скачать работу и оценить ее, кликнув по соответствующей звездочке. Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Оптимизация бизнес-процессов - подобные работы.

Методология функционального моделирования и описания, этапы анализа и оптимизации бизнес-процессов компании. Менеджмент и трудовые. Контрольная работа по дисциплине «Моделирование бизнес-процессов» для Предложения по оптимизации бизнес-процессов компании. Работа. Тема: «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов». Выполнила: студентка группы О-Д-М Бочарова О.А. Заведующий кафедрой. прикладной.

Найдено :

Случайные запросы