Описание бизнес процессов | Описание бизнес процесса пример

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. Приводим данные, необходимые для моделирования бизнес-процесса действуем согласно описанной ранее схеме: Владелец — это сотрудник, обладающий ресурсами для осуществления бизнес-процесса в данном случае ресурсы — сотрудники кадровой службы и несущий ответственность за результат бизнес-процесса.

В последовательности действий отсутствует расчет заработной платы, так как статья Трудового Кодекса, согласно которой оформляется отпуск, — Отпуск без сохранения заработной платы. Для более наглядного предоставления информации приведем последовательность шагов и исполнителей в таблице:. Ресурсы, документы и информация. В данном примере мы не учитываем такие ресурсы, как время исполнителей, материалы и оборудование, так как нам важны документы, оформленные согласно законодательству РФ и стандартам организации см.

Нам надо проанализировать, какие документы принимают участие в процессе. Дополним существующую таблицу информацией:. Дополним существующую таблицу полученной информацией. Фактически мы получили предварительное описание процесса в табличном виде:. Графическое обозначение элементов взято из пакета MS Visio:.

Графическое и табличное отображение процесса подлежат согласованию у экспертов и Владельца процесса. Аналитик бизнес-процессов зачастую не может знать всех тонкостей рассматриваемой предметной области, поэтому рекомендуется всегда согласовывать свои модели с экспертами предметной области и Владельцем процесса.

После написания статьи, но до её опубликования, мне довелось пообщаться с хорошим знакомым, я ему изложил тему и суть статьи. Знакомый задал несколько интересных вопросов, я решил опубликовать нашу беседу, думаю, наша беседа будет интересна читателям:. Но к чему такие сложности?

Зачем нужны бизнес-процессы, неужели без них нельзя? Вариабельность означает снижение разброса допустимых вариантов результатов процесса. Я описал простой пример, бизнес-процессы применимы не только к кадровому делу, но и к деятельности организации.

Представь себе, что организация, специализирующая на поставке запчастей, будет производить детали с разным уровнем качества мы помним, что качество — это соблюдение характеристик изделия. Далее автозапчасти будут ставиться на автомобили, и мы получим… продукцию АвтоВАЗа. Продукция АвтоВАЗа находит своего покупателя, но мы в последнее время предпочитаем автомобили качественной сборки. Достаточно найти грамотных исполнителей и мы получим хороший результат.

Как в твоем примере — надо найти грамотного кадровика, только и всего. Ты не думаешь об оптимизации расходов организации, найма толковых специалистов, и обеспечения специалистов методической поддержкой. Еще один фактор — масштабирование работы. Представим, что в нашей организации работает 2 сотрудников. В данном случае у нас будет несколько специалистов кадровой службы и у них будет разный опыт.

Наша задача в данном случае — предоставить инструмент обучения, осуществления операций и контроля операций со стороны руководителя подразделения. Какова цена ошибки — всего-лишь неправильно оформленные кадровые документы, эти бумажки. Бизнес-процессы могут охватывать самую различную деятельность предприятия, будь то финансы или производство.

Дело в том, что после начала применения информационных систем сложность организации работы людей в организациях увеличилась во много раз. Кроме того, машины не понимают абстракции, им требуется строгий алгоритм и определенный порядок введения и обработки информации. Если до начала автоматизации, когда информация переходила непосредственно от человека к человеку, проблема взаимопонимания находилась на уровне человеческих коммуникаций, то теперь появилась необходимость ее строго регламентировать.

В результате понадобилось создавать описания работы не только людей в организации, но также их взаимодействия с информационными системами. И здесь стало недостаточно текстовых нотаций инструкций , где все описания были в свободной текстовой форме, они оказались не актуальны и неудобны. Появилась потребность в стандартизации, по сути, в создании особого языка команд и однозначной последовательности действий. Причем, в отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать одинаково удобными для перевода в машинный код, и для восприятия человека.

Причина очевидна — уже тогда военные в США пользовались автоматизацией с использованием удаленных соединений, то есть той самой системой, которая позже стала Интернетом. И при таком уровне применения информационных систем потребность в нотациях бизнес-процессов была особенно актуальной. Почему я привел в качестве примера IDEF3: А если вы почитаете англоязычное описание IDEF3 перевода на русский я пока не видел , то также сумеете оценить по достоинству глубину его проработки.

Очень быстро методология и нотации завоевали огромную популярность в бизнес-среде. Нотации позволили получить инструмент описания взаимодействия людей и цифровых информационных систем.

С их помощью оказалось возможным оптимизировать бизнес, то есть получить более высокую производительность при тех же затратах. Особенно заинтересовала бизнес возможность оптимизации. Как известно, чтобы что-то улучшить, нужно четко понимать, что вы имеете, и что из этого вы желаете изменить.

И графические нотации наглядно показывали обе ситуации — отправная точка и желаемый результат, а также наиболее проблемные области. На основе этих данных выбрать оптимальный путь решения и смоделировать оптимальный вариант модернизации оказалось намного проще, чем без столь удобных инструментов. Именно тогда появились понятия бизнес-процессов и нотаций бизнес-процессов, два неразрывно связанных понятия.

Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации. Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи — явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике.

Продажи — это самый простой и наглядный пример. Каждый из нас в роли покупателя, а многие, и в роли продавца знакомы с этим процессом.

И все мы знаем, что даже один и тот же человек в разных ситуациях для разных товаров, разных покупателей, в разную погоду и вообще, в зависимости от настроения будет продавать несколько по-разному. Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи: А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения.

В работе бизнес-консультанта кстати, как и специалиста по внедрению программных продуктов очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения. И сочетание изучения истории появления термина с моим личным опытом дает следующее определение: Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения. Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: Над всем этим стоит один человек — руководитель бизнеса.

Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях — модернизировать. И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить.

При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля. Конечно, на этом уровне не обойтись без некоторых информационных потерь. Невозможно описать графической нотацией все нюансы и подробности работы каждого сотрудника. Но эти информационные потери оказываются несущественными для понимания процессов в общем и принятия решения. Как описывать бизнес-процессы Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника.

После того, как вся информация собрана, ее нужно перевести в графическую нотацию. Для себя вы можете составлять нотацию как вам удобнее, текстовые варианты описаний также существуют и применяются, например, некоторыми разработчиками программного обеспечения.

Но если вы составляете нотацию, которую будут читать другие люди, не важно, разработчик программы или руководитель компании, выбирайте графику. Причина такого решения проста: А охватить задачу целиком в этом случае — почти не реально. Собираем участников процесса сотрудников ; Собираем входящую информацию, необходимую и достаточную для запуска процесса; Собираем используемые системы.

Это может быть учетная система,CRM, электронная почта, таблицы Excel и т. Все, что реально используется в работе, необходимо зафиксировать. Определяем ожидаемый результат — что будет в конце процесса. Собираем последовательность действий, которые выполняет человек. В зависимости от разных входящих данных и промежуточных результатов действия могут быть разными.

Правила описания бизнес-процесса Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса в графической или текстовой форме или нет: Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом с определенными допущениями, о которых я говорил выше.

Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, то есть описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия.

Получается быстрее — прекрасно, требует больше времени и слов — надо подумать, что можно сократить и упростить. Я когда-то лично видел графическое описание бизнес-процесса, выполненное на листе 2 метров длиной и соответствующей шириной. Его даже просто рассмотреть и понять, куда ведет какая стрелка крайне сложно. А как его пояснять заказчику, я лично не представляю. Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный, в том числе, определенным размером листа или экрана это связано с особенностями зрения , а также числом элементов возможности мозга также ограничены.

Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено. Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию и не поймет сути даже самых выгодных предложений.

Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Я видел в книгах некоторых отечественных авторов попытки создания собственной системы обозначений. И, честно говоря, так и не понял, зачем они усложняют жизнь и себе, и своим читателям. Здесь как с языком — вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет.

А если он окажется похож на существующие, то может еще и путаница появиться. Либо вас сочтут безграмотным, так как вы не по правилам известных языков используете пунктуацию, склоняете слова и т. Так и с нотациями — есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации. Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство.

Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок. Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны. И делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line специальные сноски и т.

Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным. В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников. Самое главное — ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесс.

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Если вам очень нравится применение различных цветов для стрелок или объектов , я считаю это вполне допустимым. Также можно создавать нотацию не только в предложенных мною инструментах, но в любой удобной для вас среде.

Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно.

И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы. Не нужно придумывать свои нотации.

Нередко люди вместо того, чтобы изучить особенности существующих нотаций, рисуют графики в произвольной форме в различных графических программах. Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты.

Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда ограничения в редакторе, автоматические проверки. Не путайте описания бизнес-процессы компании и бизнес-процессы IT систем. Но к описываемым в этой статье бизнес-процессах эти сущности не имеют никакого отношения.

Бизнес-процесс обязательно приносит ценность прибыль. О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. На самом деле, бизнес-процессы бывают разными. Результатом каких-то будет и правда получение прибыли, например, прямые продажи. В других случаях о приобретении ценности и вообще об оценке действий с этой точки зрения говорить сложно. Например, как можно оценить, какую ценность приносит бизнес-процесс отгрузки товара или формирования и отправки налоговой отчетности?

Я считаю, что бизнес-процесс совсем не обязательно приносит какую-то ценность, если понимать ее как непосредственную прибыль компании. Внедрение процессно-ориентированного подхода и реализация бизнес-процессов направлены больше на другое — на сохранность ценности, то есть получению большей результативности при тех же затратах.

Возможно ли создать идеальный бизнес-процесс — когда следует остановиться? Бизнес--процесс должен быть простым, понятным, удобным, читабельным.

Но идеальным он не будет никогда. Когда я начинал работать, мне и самому все время казалось, что я что-то недорабатываю, где-то можно было бы сделать лучше. А нередко и клиенты меня просили детализировать и описать подробнее тот или иной процесс. И я это также считал своим недочетом. На самом деле, исходя из всего выше описанного, моделирование бизнес-процесса — это некоторое допущение, процесс творческий.

Но со временем я понял, что бизнес-моделирование — это не просто творчество, но некий диалектический процесс. И уже само создание бизнес-процесса всегда будет нести в себе собственное отрицание. Здесь действительно стоит подходить к вопросу с философской точки зрения. И создавая бизнес-процесс, нужно помнить, что мы не можем охватить все и сразу, а потому он всегда будет несовершенен.

Но при этом мы уже закладываем в него то, что будем совершенствовать в будущем. Стоит к этому подходить просто как к факту. Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять заказчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.

Для лучшего понимания тематики рекомендую статьи:

Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса. Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения приемлемого результата). В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы: Стандартные формы бизнес-процесса. Карта бизнес-процесса. 6. Детальное описание бизнес-процесса. Данный этап самый длительный, поскольку именно на нем делаются основные работы. Выделим подэтапы данного этапа. Выбрать бизнес-процесс 1-го уровня для детального описания. Для примера возьмем бизнес-процесс « Кредитование». Методики детального описания бизнес-процессов. На рис. показан общий принцип разработки детальных моделей бизнес-процессов методом декомпозиции. Детальное моделирование бизнес-процессов осуществляется на основе полученных моделей бизнес-процессов верхнего уровня. Каждая функция процесса верхнего уровня подлежит декомпозиции (см. рис. ). Как правило, осуществляется одновременная декомпозиция нескольких функций процесса верхнего уровня.

Детальное описание бизнес-процесса | Банковское дело

После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению повторить цикл действий до получения приемлемого результата. Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса.

Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов. Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец.

Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании. На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса.

Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:. При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов W: Если карта получается слишком сложной — это сигнал о том, что в управлении организацией нет должного порядка.

В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия. Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды. Матрица таблица анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний.

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса потребителями, поставщиками и исполнителями. В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:. Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов.

Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно. Сначала составьте описание выходов. Сначала впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться.

Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей. В качестве вспомогательно описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами. Развернутое описание бизнес-процесса может быть в любой удобной для предприятия форме, но должно содержать основные положения:.

Бизнес-процессы, входящие в систему СМК , подлежат документированию. Наиболее удобной формой описания является процедура. Бизнес-процесс может быть описан одной или несколькими процедурами, в зависимости от сложности. Вместо этого используется понятие — роль.

Одни сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность. Документ, это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами, документ это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС — все это документы. Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой.

Добавьте их на этом этапе. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес-процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант — составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес-процессе.

Каждый бизнес-процесс, это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание — необходимо указать ппроцессы, с которыми связан текущий процесс и то, чем они обмениваются. В качестве нотации моделирования, я рекомендую использовать BPMN. Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна. Схема бизнес процесса, на этапе описания, должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм, позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес-процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес-процессов. В марте и апреле, в Москве, я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Вы используетет BPMN нотацию. А как Вы отображаете процессы верхнего уровня? Если не секрет, какой инструмент Вы используете для описания? Да действительно, за основу я беру BPMN. На мой взгляд, данная нотация имеет ряд существенных преимуществ перед остальными.

Процессы верхнего уровня отображаются в виде карты. Она может создаваться как посредством обычного графического редактора, наподобие Visio, так и в ПО для моделирования процессов. Роман, большое спасибо за ваши материалы. Сейчас учусь по ним и пробую делать описания для своей компании.

Скорее всего для описания БП потребуется не только схема, но и инструкции для исполнителей. Как лучше комбинировать эти документы? Например, создать текстовый документ — регламент БП, в котором встроить схему и дополнить её текстовыми инструкциями. Но что делать, если у процесса несколько исполнителей на разных этапах?

Разбивать на отдельные документы по каждому исполнителю? Поясню немного, почему этот вопрос. У нас раньше были инструкции для сотрундиков по ролям. Например, рабочая инструкция менеджера по продажам. И там описаны действия сотрудника в разных процессах. Такая инструкция а получается громоздкой б неудобна в обновлении при изменениях процесса в не показывает сотруднику общую картинку — он видит только свой участок и не понимает задачи процесса.

Спасибо за ответ и еще раз за блог. Пишите еще обязательно — невероятно редкие и полезные вещи. Стас, спасибо за теплые слова. Какие именно инструкции вы имеете ввиду? Если рабочие инструкции — то это такая же часть описания как и все остальное. Рабочие инструкции это просто крайне детализированный уровень.

Детальное моделирование бизнес-процессов осуществляется на основе полученных моделей процессов верхнего уровня. Каждая функция процесса. Использование программного продукта Business Studio для описания бизнес-процессов Чем эффективнее бизнес процессы, тем конкурентоспособнее становиться . более детальное описание объекта». На верхнем. 12 мар. г. - Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес-процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных.

Найдено :

Случайные запросы