Типовые требовАния к автоматизированным системам электронного документооборота

Далее в спецификации внимание будет сосредоточено на иерархическом представлении. Подобно тому, как папки дела представляются реально существующими, хотя они есть ни что иное, как набор документов, так и более высокие уровни схемы классификации кажутся реально существующими, хотя они есть всего лишь набор папок-дел или более низких уровней. Как и для папок дел , данная спецификация формулирует требования к иерархии, не указывая, каким образом они должны быть реализованы.

Папки дела могут появляться на любом уровне иерархии. Следует заметить, что назначение этого рисунка состоит в том, чтобы показать некоторые возможные связи и отношения между уровнями, папками-делами и документами.

Здесь не показаны все возможные уровни или все возможные классификации. Визуально класс в иерархии соответствует ветви дерева. Класс может содержать другие классы, подобно тому, как серии содержат суб-серии и суб-суб-серии. Затененные прямоугольники и жирные линии на схеме справа дают пример класса. Данная спецификация не делает попытки определить, как схема классификации должна быть построена; этот вопрос рассматривается в другой литературе, например.

Данная спецификация не делает попытки определить, как схема классификации должна быть построена. Автоматизированная система электронного документооборота АСЭД. АСЭД является основным приложением для управления электронными документами, хотя она также может быть использована и для управления материальными бумажными документами.

В данной спецификации делается упор на управлении преимущественно электронными документами. Технически, АСЭД управляет официальными документами, в то время как ЭХД управляет обычными информационными документами которые не являются официальными или служебными. Однако, особенно когда речь идет о поддержке повседневной работы, весьма трудно разделить их функциональность. Эта тема обсуждается ниже, в разделе Документы, произведенные или полученные в процессе деятельности организации, становятся официальными, когда они регистрируются в АСЭД.

Кроме того, каждому документу присваивается уникальный идентификатор. Во многих случаях, документы, которые остаются вне системы или зарегистрированы, становятся официальными, будучи привязанными к бизнес-процессу, например, как обычно случается в ходе выполнения некой автоматизированной процедуры. Например, когда выставляется счет, он автоматически становится официальным документом, который должен быть зарегистрирован.

В других случаях регламентом может быть установлено, что все документы, имеющие отношение к определенному вопросу должны считаться официальными, даже если они формально не участвуют в деловом процессе.

В некоторых других обстоятельствах процесс регистрации документа может быть избирательно инициирован пользователем. Определение того, какие документы подлежат регистрации должно основываться на анализе законодательных и регулирующих требований, потребностей бизнеса, нужд бухгалтерского и налогового учета и оценке рисков недокументирования какой-либо деятельности. В качестве примера можно взять служебные записки в организации, правила работы с которыми установлены регламентом.

Организация может решить, что только служебные записки, считающиеся значимыми должны регистрироваться, тогда как служебные записки касательно организационных вопросов регистрации не подлежат. Данная спецификация имеет своей целью удовлетворять любому из этих сценариев. Иными словами, спецификация MoReq описывает систему общего назначения для всей организации, а не просто систему документооборота для некой частной задачи или для использования исключительно службой ДОУ или службой информационного обеспечения.

Данная спецификация определяет два типа пользователей: На практике это означает всех лиц, которые составляют, получают, рассматривают и используют служебные документы, а также тех, кто отвечает за администрирование АСЭД. На практике в большинстве организаций имеется более одного сотрудника, исполняющих данные роли; и во многих организациях определены и другие роли. Важно заметить, что на данной диаграмме не представлены реальные структуры данных, хранимых в АСЭД.

Это представление в контексте метаданных, ассоциированных с документами. АСЭД использует эти метаданные для управления документами как если бы структуры, показанные на схеме, реально существовали. На диаграмме сущности — папки, документы и т. Соединяющие их линии представляют отношения между сущностями. Каждое отношение снабжено текстовым комментарием, смысл которого следует трактовать в соответствии с направлением стрелки.

На каждом конце линии, отображающей связь, находится признак числа вхождений строгое значение или множество. Предназначен для сокращения времени и повышения эффективности обработки входящей корреспонденции, поступающей как на бумажных, так и на электронных носителях.

Включает в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием по захвату образов документов и их первичной обработке.

Например, анализ потока страниц по разным признакам — наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т. Существуют сервисы приема и автоматизированной обработки образов документов путем захвата со сканера, факса, папок и подпапок файловой системы, электронной почты и т.

При этом возможно извлечение из документов необходимой информации, преобразование форматов документов и т. Позволяет организовать иерархическое хранение различных электронных документов с использованием папок любого уровня вложенности и собственных наборов учетных данных атрибутов для различных видов электронных документов. Важнейшие функции хранилища - поддержка версий документов, электронной цифровой подписи и шифрования, назначение прав доступа на документы, управление ссылками на документы и папки, ведение истории работы с документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов и папок.

Для оперативного создания однотипных электронных документов должна быть возможность использовать шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.

Основа любой действующей организации — это деловые процессы обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т. Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.

При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала. АСЭД решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов и поручений, в этом случае информация и поручения передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами, часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

В процессе выполнения бизнес-процесса на каждом этапе маршрута появляются поручения или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами АСЭД переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и т.

Хочется отметить, что сама по себе возможность автоматического создания документов является очень мощным инструментом, способным значительно повысить эффективность и привлекательность АСЭД. Например, еженедельное автоматическое по расписанию формирование справки-напоминания о неисполненных документах и поручениях, срок исполнения которых истекает на этой неделе и рассылка их исполнителям.

Или формирование и рассылка руководителям и сотрудникам, отвечающим за расчеты с клиентами, сводки о дебиторской задолженности на основе данных ERP-системы. Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции — аутентификацию и авторизацию.

Аутентификация — это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает. В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота.

Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей. На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы — аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей. В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных SSL, TLS, другой , возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных.

Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие.

Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов.

Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом.

Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.

Организация хранилища электронного архива документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов данных , циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных — это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка.

В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства. Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности.

Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов — договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание.

В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив.

Итого в год имеем следующее количество документов: Получаем документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта — документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами.

В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно. Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла — это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке.

Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги.

Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл.

Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и или положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций.

Существует несколько возможных способов проведения архивации — запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.

Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами — упрощенный поиск, чтение и т. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций. Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя.

Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты. Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру.

Что должна уметь автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) крупной организации? На первых этапах это может быть небольшая часть потенциальных возможностей, но позже аппетиты и требования к функциональности могут значительно вырасти. Кроме этого, постоянно появляются новые технологии. Поэтому, выбирая АСЭД, важно определить, сможет ли она через некоторое время соответствовать постоянно возрастающим требованиям. Одной из основных тенденций в области электронного документооборота является переход от решения задач автоматизации работы канцелярии к налаживанию взаимодействия м. Системы электронного документооборота. В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников.  определить бизнес требования к процессам; подготовить карты процессов «как должно быть»; установить измеряемые характеристики процессов; сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание. Бизнес-информатика. Вход в систему.  Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом. Система электронного документооборота должна: обеспечивать надежное хранение документов и их описаний; обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве); допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них.

Базовые требования к СЭД

Несмотря на то, что, по мнению экспертов, кое-какие идеи были подчерпнуты из MoReq2, требования в документе фактически свалены в одну кучу. Наличие трех больших разделов не спасает, так как, например, во втором разделе собраны самые разнообразные требования, а требования по безопасности разбросаны по всем трем разделам. Сведений о самой процедуре оценки документ не содержит, что вполне логично. Ожидаю, что профильный орган выпустит отдельный документ, содержащий порядок проведения оценки, состав проверяющих, ответственных на местах, что делать в случае несоответствия, процедуру и источники средств на приведение информационных систем в соответствие с требованиями, а также сроки, в которые эта оценка должна быть произведена.

Я не буду подробно анализировать каждый пункт требований, но постараюсь вместо этого сгруппировать их, используя свою логику. Что из этого получилось, оцените вы сами. Новеллой, на мой взгляд, можно считать и то, что документ начинается с нефункциональных требований. В MoReq2 они отнесены к необязательным, их поместили чуть ли не в конец документа, но отечественные законодатели придерживаются иной логики. Самыми первыми идут требования по масштабируемости и производительности СЭД.

Перебрав имеющиеся варианты, я пришел к выводу, что 3 секунды — это время реакции системы на действия пользователя, а 5 секунд — время, в течение которого должна открыться карточка документа. Полагаю, что, в условиях ограниченности бюджета госорганов и кадрового голода, у ответственных сотрудников органа власти, занимающихся выбором СЭД, появится желание перекинуть мяч на сторону производителя СЭД, тогда как правильнее, на мой взгляд, будет оценивать возможности аппаратного обеспечения и серверной и клиентской части , архитектуру СЭД, возможности прикладного программного обеспечения, квалификацию внедренцев и администраторов системы.

На ликвидацию простоев системы отведено полчаса. Опять требование к инфраструктуре, регламентам и техническому персоналу органа власти. Если учесть объем хранимых в системе документов об этом еще будет сказано , то сложно ожидать, что бэкап базы сможет быть поднят за такое время. Сомневаюсь, что у отдельного органа госвласти найдутся средства на это.

Остается использование облачной системы, размещенной, скажем в ростелекомовском ЦОДе. Интересно, а требования были проверены на антикоррупционную составляющую? Столько же, то есть тридцать минут, отводится и на восстановление документа из резервной копии. Причин для восстановления документа может быть масса: Для каждой из угроз будет свое решение, так что справедливым будет сказать, что это требование как к архитектуре СЭД, так и к организации работы системы в организации, включая резервное копирование и восстановление информации в случае сбоев и других неприятностей.

Ну и, наконец, сам орган власти или уполномоченный им оператор должны обеспечить требуемый объем дискового пространства. Функциональным требованиям посвящен практически весь второй раздел документа. Это требование к конкретному экземпляру СЭД, ибо с точки зрения интеграции не важно, обладает ли необходимым функционалом СЭД или применяется специализированное интеграционное решение. Система электронного документооборота федерального органа государственной власти должна поддерживать управление документами на протяжении всего их жизненного цикла.

Сам документ не содержит такого понятия, более того, сами требования не локализованы по стадиям жизненного цикла, что несколько затрудняет их анализ. Тем не менее, попробуем их сгруппировать таким образом. Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:.

В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования к СЭД в следующем виде:. Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также — расширения функциональных задач.

Важное ожидаемое свойство системы — ее открытость, то есть возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов. Для работы в органах исполнительной власти интеграция позволяет организовать единое информационное пространство для обмена документами с системой межведомственного электронного документооборота, взаимодействовать с сайтом, для загрузки обращений граждан.

Непреложное требование компаний к СЭД — обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации. Личные предпочтения пользователей СЭД сводятся, как правило, к обеспечению удобства работы в системы, повышения уверенности при выполнении тех или иных операций.

Так, одно из общих предпочтений — простота и удобство интерфейса. Чем меньше времени тратится на обучение работе в СЭД, тем быстрее принимается пользователями система. Простые и понятные пользователю интерфейсы, с которым он привык работать по другим функциональным областям, наличие электронного курса обучения значительно сокращают сроки введения СЭД в эксплуатацию и не вызывают ее отторжение, как и всего прочего нового.

Знание внешних по отношению к компании требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, и умение сформулировать к ней свои требования позволяют не только выбрать наиболее подходящую компании систему, автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота и управления ими, а также — создать единую информационную среду для коллективной работы с документами.

Требования к системам электронного документооборота. Законодательная база Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.

Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также: В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования к СЭД в следующем виде: Необходима предприятиям и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в т.

Личные предпочтения пользователей Личные предпочтения пользователей СЭД сводятся, как правило, к обеспечению удобства работы в системы, повышения уверенности при выполнении тех или иных операций. Нужны пользователям и неформальное общение, возможность обсуждения необходимости изменения в том или ином документе. Среди других пользовательских предпочтений можно отметить: Поиск по базе знаний.

Однако и в этом случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не с документами, содержащими государственную тайну. Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации. СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота МЭДО , межведомственного электронного взаимодействия СМЭВ , другими информационными системами.

Сохранение документа или сведений о документе проекте документа в СЭД его регистрация или, в терминах Требований — ввод документа в систему:. Особенность автоматизированной системы делопроизводства — это наличие функции протоколирования всех действий пользователей и системных событий.

Другими словами, все, что происходит в СЭД — создается или регистрируется документ, просто просматривается файл, вносится правка — вся эта информация сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет всегда сказать, кто и когда смотрел или правил документ карточку документа. Отдельно в Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в регистрационной карточке метаданных по документу , так и в контрольной информации протоколе действий в СЭД.

В соответствии с п. Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ или регистрационную карточку к нему, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.

В организациях, не являющихся государственными органами, пункты б и в отсутствуют, документы поступают только или по традиционным каналам связи, или по электронной почте. В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа. В случае поступления документа в электронной форме ввод документа в СЭД — это его загрузка в СЭД, регистрация с запретом внесения изменений в поступивший документ.

В случае поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его электронный образ не создается. Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания, согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого документа путем создания версий документов и их прикрепления к карточке документа. СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно используется много лет и за это время могут появиться новые версии программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут также поддерживаться СЭД.

СЭД должна позволять вводить в систему и регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует не установлено. При этом некоторые, наиболее распространенные форматы, СЭД должна уметь отображать обязательно. Это pdf, rtf, doc, tiff. СЭД должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД классификационная схема.

Следует иметь в виду, что физически документы размещаются на сервере системе хранения в порядке, определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов в данной СЭД, а классификационная схема — это просто поле в регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по классификационным признакам.

16 мар. г. - Функциональные требования к системе электронного требований для системы электронного документооборота в аппарате управления шаблонов, экономия времени в связи с ускорением бизнес-процессов. 1 мар. г. - по разработке требований к СЭД органов государственной власти, работа государства и бизнеса по выработке требований. Бизнес аналитика, Системный анализ, Порталы, СЭД, ECM, BPM и многое другое. Отправить. Имя: Email: Типовые Требования к СЭД. Оформление.

Найдено :

Случайные запросы